FAQ

  • Hoe nodig ik deelnemers uit?
    • In CouncilWise kun je deelnemers op twee manieren uitnodigen.

      1 Gebruik de link.

      De open link kun je vervolgens gebruiken via social media, QR codes of email campagnes om deelnemers bekend te maken met de openstaande Dialoog waarvoor je hen vraagt. Hierdoor kun je ook klanten betrekken als deelnemer. Je kunt de toegang tot de open link echter nog beperken tot deelnemers die over een specifiek e-mailadres beschikken.

      2 Gebruik de excel lijst.

      Parallel of in plaats van de open link oplossing, klik je op de balk 'Nodig deelnemers uit via een lijst' om grote batches (of kleine ....) namen/e-mailadressen te uploaden. Hierdoor blijft de deelname uitsluitend toegankelijk voor degenen die uitgenodigd zijn. Ook de stemronde (de 2e ronde) wordt uitsluitend opengesteld voor deze geadresseerden.

      inviteExcel_NL

      Download de Excel template, en vul deze in met de gegevens van de deelnemers. Upload de ingevulde list met behulp van de 'Bladeren' knop.De deelnemers verschijnen nu in het vak. Controleer de gegevens op fouten.
  • Wie kan mijn Dialogen inzien?
    • Indien je een Enterprise account hebt van CouncilWise, beschik je over de mogelijkheid om meerdere gebruikers ervan gebruik te laten maken. Teamleden kunnen dan, als ze ook gebruiker zijn van dit Enterprise account, zelf een Dialoog aanmaken en afgeronde Dialogen van anderen inzien via het gedeelde Dashboard, maar nooit aanpassen. Respondenten zelf hebben nooit toegang tot het Dashboard maar uitsluitend tot de Dialoog schermen waarvoor ze een uitnodiging hebben gekregen (om hun mening te geven en om hun stem uit te brengen). Door het delen van Dialoog reports met teamleden wordt kennisdeling gefaciliteerd.
  • Hoe ziet het proces eruit voor een deelnemer?
    • De deelnemer kan op diverse manieren benaderd worden als de 'open link' wordt gebruikt, of wordt direct benaderd via een e-mail uitnodiging. De inhoud hiervan wordt bepaald door degene die de Dialoog initieert.

      1 Open link proces

      De deelnemer ontvangt via welke manier dan ook (gekozen door de initiator van de Dialoog) de mogelijkheid om de link te gebruiken en vult zijn voornaam, achternaam en e-mail adres in. Als het e-mail adres is toegestaan, dan wordt toegang verleend tot de Dialoog en kan hij de achtergrond beschrijving en de vraag lezen en beantwoorden. Daarna moet hij wel zijn e-mail adres valideren via een toegezonden controle mail om misbruik te voorkomen van andermans e-mail adres. Na de eerste deadline ontvangt hij automatisch de uitnodiging om via een linkje te stemmen op maximaal 3 favorieten uit 20 getoonde, geanonimiseerde meningen (meer is niet nodig voor de betrouwbaarheid, maar hij mag meer bekijken!) en motiveert zijn keuze. Na deze stemronde ontvangt hij automatisch de kernresultaten en wordt hartelijk bedankt. Dat is alles!

      2 Directe uitnodiging via e-mail

      Via dit proces is het e-mail adres van elke deelnemer al gevalideerd door de initiator van de Dialoog, en hoeft de deelnemer alleen nog maar het linkje te klikken om te lezen waar het over gaat en zijn mening te geven. Vervolgens is de rest van het proces hetzelfde als bij de 'open link'! Dat is alles!
  • Hoe en waar worden de gegevens van de Dialogen opgeslagen?
    • Alle gegevens worden in Nederland opgeslagen. Elke 24 uur wordt een nieuwe backup gerealiseerd van de gegevens. Wachtwoorden worden gecodeerd opgeslagen. De gebruiker bepaalt zelf zijn wachtwoord.
  • Kunnen we gebruikers in het dashboard wijzigen als ze het team of de organisatie verlaten?
    • Ja. Stuur ons gewoon de e-mailadressen toe van de oude en de nieuwe gebruikers.
  • Hoe worden de gegevens beveiligd (voor compliance)?
    • In het kader van compliance, hebben we de volgende maatregelen getroffen:

      •   Onze hosting omgeving voldoet aan de volgende standaarden:
        - ISO 27001
        - ISO 9001
        - NEN 7510

      • Een extern beveiligingsbedrijf test elk kwartaal ons systeem op robuustheid tegen hackers.


  • Is CouncilWise een anonieme tool?
    • Respondenten laat hun suggestie achter zonder de suggestie van anderen te kennen. Zodra respondent woorden typt die teveel lijken op een andere suggestie wordt die suggestie geanonimiseerd getoond om te mogen 'volgen'. In de tweede ronde beoordelen respondenten de geanonimiseerde suggesties van anderen en motiveren hun keuze. In het daarna gerealiseerde rapport is de naam zichtbaar van degenen die het meest aantal stemmen kregen en degenen die op hen stemden met hun motivering. Zodoende kan de organisatie deze mensen ook eventueel betrekken bij een vervolg: je weet immers precies waar de (gedragen) expertise zit! Het rapport mag optioneel volledig anoniem gehouden worden, wat bekend wordt gemaakt vooraf bij de respondent.
  • Is CouncilWise niet gewoon een survey tooltje, zoals SurveyMonkey?
    • Traditionele survey tools hebben 3 unieke kenmerken:
      - je kunt ze erg lang maken; zelfs zo lang dat de respons opnieuw een laagterecord haalt.
      - je kunt zelf de antwoorden bepalen die respondenten mogen geven, zodat je geen nieuwe kennis verzamelt.
      - er zit geen ingebouwde stemronde, noch motivering daarop zodat respondent zich niet serieus genomen voelt worden en je geen draagvlak snapt.
      CouncilWise doet precies het tegenovergestelde. En toch zijn wij ook een tool die zonder kosten in eerste instantie beschikbaar is en daarna uitstekend betaalbaar in de vorm van een jaarabonnement. Neem direct contact op om het gesprek aan te gaan.
  • Hoe gaat CouncilWise om met de e-mailadressen die gebruikt worden in de Dialogen?
    • CouncilWise gebruikt de e-mailadressen uitsluitend voor het laten functioneren van de applicatie. Wij verkopen geen e-mailadressen aan derde partijen.
  • Wat kunnen wij doen met feedback en tips om CouncilWise te verbeteren en te verrijken?
    • Je kunt ons mailen. Graag: onze roadmap wordt sterk bepaald door de feedback en suggesties van gebruikers, respondenten en onze partners! Respondenten kunnen CouncilWise aan het eind van hun deelname een rating geven en tips geven. Deze nemen we met het team door en gaan ermee aan de slag. Elke 4 weken gaat CouncilWise daardoor live met een nieuwe, verbeterde versie. Je kunt je hier aanmelden voor nieuwe productupdates.