This is Our Blog

(Dutch) Anonimiteit bij Dialoogvoering met de Achterban

Dilemma! Je wilt een uitvraag doen onder je achterban naar hun ideeën over een belangrijk en ook wel wat spannend thema. Je hebt een mooie interactieve tool CouncilWise, waarbij medewerkers hun idee kunnen inbrengen en daarnaast ook kunnen zien wat anderen vinden. En ze kunnen reageren op de (geanonimiseerde) ideeën van hun collega’s. Vervolgens staan de uitkomsten daarvan zwart op wit in een rapportage, al dan niet met naam en toenaam. Of kies je voor anoniem? Een nieuwe, gewenste cultuur van openheid en durven en kunnen aanspreken op dingen, betekent niet in alle gevallen dat je daar al bent. Dus wat als je weet dat sommige collega’s het niet prettig vinden om in de openbaarheid te treden met een misschien wel wat kritische mening? Want wie weet ziet hun leidinggevende dat ook en heeft dat consequenties… Kortom: openheid (en dus soms ook kwetsbaarheid) of anonimiteit en veiligheid? Zelf ben ik er een voorstander van om zo min mogelijk met anonieme uitvragen te werken. Of, anders gesteld, ik geef er de voorkeur aan om mensen zoveel mogelijk de gelegenheid te geven om in een zo open mogelijke sfeer met elkaar in gesprek te gaan. Het geeft ook de ruimte om verrassende kanten en onvermoede talenten van collega’s te zien. Wie een goed idee heeft, wordt hiervoor in zekere zin beloond. En het helpt uiteraard ook om de gewenste open cultuur verder te verstevigen. Maar of het ook echt mogelijk is hangt van meerdere factoren af.

Cultuur

Een van de belangrijkste factoren is de cultuur in een bedrijf of binnen de groep waar je je uitvraag wilt houden. Zijn de medewerkers gewend om ook in de dagelijkse omgang open en eerlijk met elkaar en met hun leidinggevenden te communiceren? Of heerst er een cultuur waarin veiligheid niet altijd en niet in alle omstandigheden als vanzelfsprekend wordt ervaren? Als dat laatste het geval is, kun je weliswaar proberen om juist met een niet-geanonimiseerde uitvraag de ‘angstcultuur’ te doorbreken, maar het is dan niet verwonderlijk dat je waarschijnlijk weinig respons krijgt. En bij het doorbreken van zo’n ongewenste cultuur komt meer kijken dan een uitvraag.

Onderwerp

Als je weet dat mensen het misschien spannend vinden om hun naam openbaar te verbinden aan hun mening, is het goed om te kijken naar het onderwerp. Wat wil je weten van de medewerkers, en is het daarbij essentieel dat zij hun naam vermelden? Bij een sommige uitvragen die wij doen, gaat het om het ophalen van suggesties en ideeën. Dan is het vaak juist prettig en stimulerend als dat medewerkers van elkaar weten wie welk idee heeft ingebracht. Maar zo nu en dan vragen we ook andere zaken uit, bijvoorbeeld wat medewerkers belangrijke onderwerpen vinden voor aanstaande onderhandelingen over arbeidsvoorwaarden. De onderlinge discussie en het op elkaar reageren zijn dan niet een primair doel. We kiezen er dan voor om de mogelijkheid te geven dit anoniem te doen. Of we kiezen voor een minder interactieve vorm van uitvragen.

Per situatie beoordelen

Wij hebben geen afspraken over het altijd wel of niet anoniem laten meewerken aan uitvragen. Het hangt af van het specifieke onderwerp. Ook kijken we bij wat spannender onderwerpen vaak naar de formulering van de uitvraag. Een hypothetisch voorbeeld. Stel, je krijgt als OR signalen dat er niet met iedereen inhoudelijk goede beoordelingsgesprekken worden gehouden. Een uitvraag als “Wat is jouw beste idee om de beoordelingscyclus verder te verbeteren?” nodigt uit tot het delen van opbouwende meningen. Daarmee verlaag je misschien de drempel om ook mee te doen. Zo wordt een relatief spannend onderwerp geschikt om in alle openheid te bediscussiëren, zonder dat je bang hoeft te zijn dat je leidinggevende (die het gesprek immers met je houdt) je aanspreekt op een kritische noot. Kortom: openheid in uitvragen heeft zeker de voorkeur. En stemmen moet altijd op geanonimiseerde meningen om de focus op de inhoud te houden. Maar als het onderwerp of de heersende cultuur het ongewenst of lastig maken, is volledige anonimiteit een alternatief. Hierdoor kan bijvoorbeeld de Ondernemingsraad in alle openheid een rapportage bespreken met bestuur en onderling, zonder dat een medewerker ongewenst met naam zichtbaar is. En voor alle andere onderwerpen kan het juist belangrijk zijn dat bekend wordt welke medewerkers de favoriete ideeën hebben aangedragen. Zo kunnen ze betrokken worden bij – bijvoorbeeld – een verdiepend gesprek.

Dit gastblog is geschreven door Marisca van Ommen Beleidsadviseur Centrale Ondernemingsraad / Europese Ondernemingsraad PostNL

Meld je aan voor nieuwe, praktische blogs.

Interesse in een break-out gesprek over feedback op de werkvloer of van klanten? We plannen graag een afspraak, uiteraard zonder kosten.

Maurik Dippel, co-founder van onder meer www.CouncilWise.com, MyKatch.com, TellMe.Tips en WeBuildCanvas.com. +31 85 401 11 61, Maurik@CouncilWise.com