This is Our Blog

(Dutch) Dialoog met de achterban

 

De beste ideeën voor verbeteringen komen vanuit de medewerkers zelf. Ook – of vooral – als leden van een Medezeggenschapsorgaan zijn we ons daarvan bewust. Persoonlijk contact is en blijft belangrijk: op werkoverleg, bijeenkomsten maar ook bij het koffie-apparaat hoor je wat collega’s bezighoudt. En die goede ideeën, daar gaan we actief naar op zoek. Maar wat als er tientallen, honderden of zelfs duizenden collega’s zijn, verspreid over allerlei locaties en met allerlei verschillende functies en achtergronden? Ik wil niemand overslaan, maar ook niet een goed idee mislopen. En ik moet weten waar draagvlak zetten. Als beleidsadviseur van de Centrale Ondernemingsraad van PostNL testte ik een nieuw digitaal instrument uit.

Het is niet moeilijk om via moderne media een vraag stellen die met “ja” of “nee” kan worden beantwoord. We hebben hiervoor binnen ons bedrijf verschillende mogelijkheden, waaronder een redelijk fijnmazig systeem van contactpersonen bij bepaalde onderdelen van het bedrijf en een bijbehorend IT-systeem. De Ondernemingsraad stelt vragen, meestal over het nakomen van afspraken en over arbeidsomstandigheden; onze contactpersonen antwoorden. Net als bijna elke andere Ondernemingsraad zijn we echter op zoek naar een dialoog die verder gaat dan een eenvoudig vraag- en antwoordsysteem. We onderzochten de mogelijkheden van verschillende media, zoals Facebook, Leonardo, Yammer en Twitter, en introduceerden enkele zaken met enig succes, en de overige met helaas wat minder succes. Wat kan echt helpen om toegang te krijgen tot – en een gesprek over – de inzichten, ideeën en creativiteit van medewerkers?

Murw door SurveyMonkeys

Tijdens mijn opleiding op Nyenrode kregen we informatie over een nieuw systeem, CouncilWise. De voorzitter van de Centrale Ondernemingsraad en ik besloten het uit te proberen. Natuurlijk wilden we graag zelf zien hoe het werkte; daarnaast wilden we ook kijken of de Ondernemingsraden enthousiast zouden worden voor dit instrument, en we het dan dus konden gaan inkopen. Vanuit mijn achtergrond als communicatieadviseur vind ik het belangrijk dat een middel goed past bij specifieke doeleinden en doelgroepen. Onze middelenmix was zeker niet ontoereikend, maar er miste nog een instrument om de (digitale) dialoog te ondersteunen. Ook was ik benieuwd of mijn met SurveyMonkeys murwgemailde collega’s op deze nieuwe manier van uitvragen nog wél zouden reageren.

Eén vraag, vele antwoorden

Het idee is eenvoudig. Je stelt één vraag. Niet meer. Die open vraag stuur je naar de groep medewerkers van wie je de mening graag wilt horen. Zij krijgen vervolgens een door jou bepaald aantal dagen de gelegenheid de vraag te beantwoorden. Ook kunnen ze een deel van de door anderen gegeven antwoorden zien en daaruit een keuze maken. Na enkele dagen begint een stemronde zodat ik weet waar draagvlak voor bestaat. De deelnemer kiest uit een aantal willekeurige gegeven antwoorden het antwoord dat hem of haar het meest aanspreekt. Het systeem vraagt om de keuze toe te lichten – ook dat levert nog weer bruikbare informatie op. En daarmee selecteren de deelnemers zelf de antwoorden die in de rapportage als ‘meest aansprekend’ worden getoond. De voordelen zijn helder: het is een eenvoudig systeem om snel bij kleine of grote groepen collega’s ideeën op te halen. Binnen een heel korte tijd heb je een uitvraag gedaan, antwoorden ontvangen, inzicht in draagvlak voor de antwoorden, en als resultaat ligt er een rapportage met een analyse op hoofdlijnen. Het nadeel van het stellen van open vragen in conventionele systemen is immers vaak dat er veel tijd moet worden besteed aan het analyseren van de antwoorden en hoe ga je het in volgorde zetten – dat is hierbij dus opgelost. Er zitten interactieve mogelijkheden in: ook medewerkers zien welke ideeën er leven en ze kunnen op elkaar reageren door de stemronde.

Succesfactor: de juiste vraag

Dat een goede formulering van de vraag de grootste uitdaging is, zal duidelijk zijn. Het slagen van de uitvraag staat of valt met het vinden van de ene vraag die inzicht geeft in wat je écht wilt weten, en die zo min mogelijk stuurt. Daarnaast moet de formulering aantrekkelijk zijn voor zo veel mogelijk mensen. Vaak helpt het dan om de vraag positief te stellen. Bijvoorbeeld niet: “Waar heb jij het meest last van bij…?”, maar: “Wat is jouw beste verbeteridee voor….?”

Onze eerste tests hebben we onder de leden van de medezeggenschap zelf uitgezet. Een van onze vragen was: “Wat is jouw beste idee om als Medezeggenschap de communicatie met onze achterban (verder) te verbeteren?” De respons was hoog, want het onderwerp spreekt aan en de drempel om mee te doen is laag. De antwoorden waren interessant, en het is niet verwonderlijk dat de CouncilWise-tool door veel collega’s werd benoemd als een uitstekende aanvulling op de bestaande communicatiemiddelen. Enkele Ondernemingsraden voegden de daad bij het woord en hebben inmiddels aangegeven er zelf ook gebruik van te willen maken.

De zoektocht naar goede manieren om in contact te blijven met onze achterban gaat verder, maar in ons arsenaal zit vanaf nu een extra, zeer nuttig instrument.

Marisca van Ommen
Beleidsadviseur Centrale Ondernemingsraad / Europese Ondernemingsraad PostNL